เรื่อง: แนวทางปฏิบัติชั่วคราวในการตรวจความถูกต้องของเอกสารภายใต้สถานการณ์วิกฤตพลังงาน

เรียน: ท่านลูกค้า / แผนกที่เกี่ยวข้อง

เนื่องด้วยสถานการณ์ความไม่แน่นอนด้านทรัพยากรน้ำมันและพลังงานในปัจจุบัน ซึ่งส่งผลกระทบต่อระบบการขนส่งและโลจิสติกส์ในวงกว้าง บริษัท กรุงเทพคลังเอกสาร จำกัด ให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับการรักษามาตรฐานการบริการและความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity) รายละเอียดตาม (เอกสารแนบ)

เพื่อให้กิจกรรมทางการค้าระหว่างบริษัทฯ และท่านดำเนินไปได้อย่างราบรื่น บริษัทฯ จึงขอความร่วมมือในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการเรียกดูหรือตรวจสอบเอกสารเป็นการชั่วคราว โดยมีรายละเอียดดังนี้:

  1. การตรวจสอบเอกสารผ่านระบบออนไลน์ (Virtual Document Review): ในกรณีที่ท่านต้องการเรียกดูเอกสารประกอบการทำงานหรือเอกสารอ้างอิง บริษัทฯ ขอปรับเปลี่ยนเป็นการส่งไฟล์ในรูปแบบ Digital (PDF) ที่มีความปลอดภัยสูงแทนการส่งรูปเล่มเอกสาร
  2. การยืนยันตัวตนและการตรวจสอบทางไกล (Remote Inspection): หากมีความจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารต้นฉบับ ท่านสามารถนัดหมายผ่านระบบ Video Conference เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องร่วมกันผ่านหน้าจอได้ทันที
  3. การรวบรวมรอบการจัดส่งเอกสารฉบับจริง (Document Consolidation): สำหรับเอกสารที่กฎหมายหรือข้อตกลงกำหนดให้ต้องมีฉบับจริงเท่านั้น บริษัทฯ จะดำเนินการรวบรวมเพื่อจัดส่งในรอบสัปดาห์ละ 1-2 ครั้ง เพื่อบริหารจัดการทรัพยากรการขนส่งให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

บริษัทฯ ขออภัยในความไม่สะดวกที่อาจเกิดขึ้น และขอยืนยันว่ามาตรการดังกล่าวมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษาความรวดเร็วในการประสานงานภายใต้สภาวะวิกฤต หากสถานการณ์กลับเข้าสู่ภาวะปกติ บริษัทฯ จะรีบดำเนินการแจ้งให้ท่านทราบเพื่อกลับสู่ขั้นตอนปฏิบัติเดิมโดยเร็วที่สุด

รายละเอียดเกี่ยวกับแผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continuity Plan: BCP) ของบริษัท ในกรณีสถานการณ์ฉุกเฉิน อาทิ การขาดแคลนน้ำมันเชื้อเพลิง หรือเหตุการณ์ความไม่สงบที่อาจส่งผลกระทบต่อการให้บริการ

บริษัท กรุงเทพคลังเอกสาร จำกัด ขอเรียนชี้แจงว่า บริษัทฯ ได้กำหนดมาตรการและแผนรองรับด้านการให้บริการขนส่งและการดำเนินงานโดยรวมอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง และไม่กระทบต่อภารกิจสำคัญของลูกค้า โดยมีสาระสำคัญดังต่อไปนี้

  1. บริษัทฯ ได้จัดให้มีการบริหารจัดการด้านพลังงานอย่างรัดกุม โดยมีการติดตั้งระบบแผงโซล่ารูฟ (Solar Rooftop) เพื่อผลิตไฟฟ้าจากพลังงานแสงอาทิตย์ ควบคู่กับการใช้ไฟฟ้าจากระบบปกติ เพื่อเป็นแหล่งพลังงานสำรองสำหรับการดำเนินงานภายในคลังจัดเก็บเอกสาร และสำนักงานภายในคลังทั้งหมดในกรณีฉุกเฉิน
  2. บริษัทฯ ได้ดำเนินการติดต่อและจัดหาผู้ให้บริการน้ำมันเชื้อเพลิงเพิ่มเติมจากเดิม เพื่อให้มีปริมาณน้ำมันสำรองที่เพียงพอ และสามารถรองรับความเสี่ยงจากการหยุดชะงักของผู้ให้บริการบางรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  3. บริษัทฯ ได้วางแผนและประสานงานกับผู้ให้บริการขนส่ง (Vendor) อย่างต่อเนื่อง เพื่อจัดเตรียมทรัพยากรด้านยานพาหนะให้เพียงพอ รองรับปริมาณงานที่อาจเพิ่มสูงขึ้นในสถานการณ์ฉุกเฉิน
  4. บริษัทฯ มีการจัดประชุมวางแผนการให้บริการลูกค้าเป็นระยะ เพื่อทบทวนและปรับปรุงแผนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ และเพื่อให้มั่นใจว่าการให้บริการจะไม่ส่งผลกระทบต่อลูกค้า
  5. บริษัทฯ ได้จัดให้มีระบบรักษาความปลอดภัยที่มีมาตรฐาน โดยมีการเฝ้าระวังและดูแลพื้นที่ปฏิบัติงานตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารและทรัพย์สินของลูกค้า

 

บริษัทฯ ขอเรียนยืนยันถึงความมุ่งมั่นในการดำเนินงานภายใต้ การบริหารความเสี่ยง และการควบคุมภายในที่เหมาะสม เพื่อรักษามาตรฐานการให้บริการในระดับสูงสุด

ดาวน์โหลดเอกสาร
temporary-guidelines-energy-crisis-situations.pdf